En estas fechas, muchos directores financieros y gerentes de empresas están inmersos en preparar los presupuestos para el año 2014. El presupuesto es una herramienta de gestión en sí misma, de forma que merece la pena hacer un esfuerzo para realizar predicciones adecuadas porque redundará en beneficio de nuestra empresa.
La flota de vehículos representa uno de los apartados del presupuesto de mayor importancia. Mucho más en estos tiempos de crisis, donde las posibilidades de renovación se han reducido por limitaciones en los recursos financieros disponibles y, sin embargo, los coches hay que mantenerlos y repararlos.
A los efectos del presupuesto, nos encontramos ante la difícil situación de calcular cuánto nos gastaremos en mantener y reparar los coches de la empresa durante todo un año. Esto no deja de ser un ejercicio de predicción sujeto a variables que pueden hacernos errar de forma considerable. Especialmente ocurre el error cuando no tenemos comparativa y simplemente nos limitamos a fijarnos en el coste total del año anterior y estimar un incremento que pensamos razonable.
Evidentemente que esta forma de hacer estimaciones es desaconsejable, por dos razones principales. En primer lugar carece de factores activos de presupuesto. No hay peor ejercicio presupuestario que el realizado sin ánimo activo de mejora. Esto significa que si venimos equivocados estaremos más equivocados en el mismo porcentaje que incrementamos los datos del ejercicio anterior. En segundo lugar porque no hemos podido compararnos con otros “benchmarking”.
El presupuesto deber ser una herramienta para mejorar, para ser más eficientes y para conseguir los objetivos en todo el ámbito de lo posible (económico, calidad, responsabilidad, mejora, etc.).
Como alternativa para conocer otras opciones de cálculo y comparar nuestra estimaciones, en el enlace PRESUPUESTO DE MANTENIMIENTO DE LA FLOTA (pestaña presupuesto) se tiene acceso a una herramienta que, de forma gratuita, permite incorporar los datos de los vehículos de la flota y acceder a un aplicativo donde calcular el coste de mantener la flota, incluso dispone de un catálogo para ir incorporando servicios y conocer el coste mensual y anual de mantener y reparar la flota.
Adicionalmente incluye para cada coche, de forma individualizada, un programa con fechas para el mantenimiento y reparaciones, indicando en cada caso el valor que el vehículo tiene en el mercado por si es de interés para la empresa venderlo y renovarlo.
Desde el mismo registro también se tiene acceso a solicitar y conocer ofertas de nuevos coches o renovaciones, por leasing o renting.
Toda esta información es muy útil, ya que aporta en un solo dato o desglosado, todos los costes anuales de reparar y mantener el coche.
Otra de las recomendaciones para una buena gestión presupuestaria, es disponer de la flota mediante la fórmula de renting, ya que la entidad arrendadora incluye en sus cuotas los servicios de reparaciones, mantenimiento y seguro. En estos casos, a los efectos del presupuesto, solo será necesario estimar posibles costes derivados de terminaciones (costes de cancelaciones anticipadas y ajuste de kilómetros contratados), además de los costes de nuevas cuotas en los casos que sea necesario renovaciones o nuevas operaciones.
La visita al enlace indicado puede ser de mucha ayuda para hacer el presupuesto y gestionar alternativas para la flota.
Seguro que 2014 será mejor en todos los sentidos para la empresa.
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